Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Razón social

Solutions Tech Web S.A.S.

NIT

902097724

Domicilio

Manizales, Caldas, Colombia

Producto

OurTalent (ourtalent.co)

Correo para datos personales

contacto@ourtalent.co

2. Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales que Solutions Tech Web S.A.S. realiza como responsable a través de OurTalent, y describe cómo actúa como encargado respecto de los datos de candidatos que las empresas usuarias cargan en la plataforma. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen o complementen.

3. Datos que se tratan

3.1 Usuarios de empresas cliente

Nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada), empresa a la que pertenece con su razón social, NIT, celular, municipio y descripción, rol dentro de la cuenta, registros de actividad (fecha, acción y dirección IP) e información de las compras de paquetes de hojas de vida. Los datos de pago se digitan directamente en Mercado Pago y nunca se almacenan en nuestros servidores.

3.2 Candidatos cuyas hojas de vida carga una empresa cliente

La empresa cliente carga hojas de vida que pueden contener nombre, datos de contacto, experiencia laboral, estudios y demás información incluida por el candidato. Solutions Tech Web S.A.S. trata estos datos por cuenta y bajo las instrucciones de la empresa cliente, que actúa como responsable frente al candidato y debe contar con la autorización del candidato para el tratamiento de sus datos, obtenida al momento de la postulación (por ejemplo, en el portal de empleo o el canal por el que recibió la hoja de vida). Cuando la empresa cliente decide contactar a los candidatos mejor calificados, OurTalent les envía, en nombre de la empresa, un mensaje de WhatsApp que informa la preselección para el cargo al que se postularon e incluye un enlace para comunicarse con el reclutador. Se conserva el registro de envío y respuesta de cada mensaje.

3.3 Candidatos del portal de empleo

Quien crea una cuenta de candidato en OurTalent nos entrega directamente, y Solutions Tech Web S.A.S. es el responsable de su tratamiento: nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada), celular, fecha de nacimiento, municipio de residencia, cargo que busca, nivel educativo, años de experiencia y, si los indica, aspiración salarial y disponibilidad, además de su hoja de vida (PDF o Word) y el texto que extraemos de ella. No pedimos documento de identidad, género, estado civil ni fotografía.

Estos datos solo se comparten con las empresas a cuyas ofertas el candidato se postula, y únicamente para esa postulación: la empresa ve su perfil, su celular, su correo y su hoja de vida, puede descargar el archivo de la hoja de vida, y puede pedir que un modelo de inteligencia artificial la califique frente al cargo. La copia que la empresa descarga queda bajo su responsabilidad como responsable del tratamiento, y solo puede usarla para ese proceso de selección. Las empresas ven su edad, nunca su fecha de nacimiento. La hoja de vida se conserva mientras la cuenta exista, y el candidato puede borrar la cuenta en cualquier momento desde «Mi cuenta»: al hacerlo se eliminan de forma definitiva su perfil, su hoja de vida y sus datos.

4. Finalidades

• Crear y administrar la cuenta de la empresa y de sus usuarios.
• Crear y administrar la cuenta del candidato del portal de empleo, y compartir su perfil y su hoja de vida con las empresas a cuyas ofertas se postule.
• Atender los reportes de ofertas que envían los candidatos, para retirar las que sean fraudulentas o engañosas.
• Analizar las hojas de vida cargadas para una vacante, generar una calificación y una explicación por candidato y presentarlas a la empresa cliente.
• Contactar por WhatsApp, por instrucción de la empresa cliente, a los candidatos mejor calificados para informarles la preselección y facilitar la comunicación con el reclutador.
• Gestionar la compra de paquetes de hojas de vida, la facturación y el soporte.
• Enviar comunicaciones sobre el servicio, la seguridad de la cuenta y cambios en estas condiciones.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Mejorar el servicio a partir de información estadística sin datos personales.

La calificación generada por inteligencia artificial es una ayuda para ordenar y explicar la información; la decisión de entrevistar, contratar o descartar a un candidato corresponde exclusivamente a la empresa cliente.

5. Derechos del titular

Todo titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

6. Cómo ejercer los derechos

Escriba a contacto@ourtalent.co indicando su nombre, el derecho que desea ejercer y los hechos que lo motivan. Las consultas se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si un candidato ejerce sus derechos sobre una hoja de vida cargada por una empresa cliente, trasladaremos la solicitud a esa empresa y atenderemos sus instrucciones.

7. Proveedores y transferencia de datos

Para prestar el servicio usamos proveedores que pueden tratar datos por nuestra cuenta, algunos ubicados fuera de Colombia: infraestructura y almacenamiento en Google Cloud, procesamiento de pagos en Mercado Pago, mensajería a candidatos a través de WhatsApp Business Platform (Meta) y modelos de lenguaje para el análisis de hojas de vida. Cada proveedor está sujeto a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad, y solo recibe los datos necesarios para su función.

8. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas y administrativas para proteger los datos: cifrado en tránsito, contraseñas almacenadas con funciones de resumen seguras, aislamiento de la información de cada empresa cliente y control de acceso por roles. Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y durante los plazos que exijan las obligaciones legales; después se eliminan o anonimizan.

El archivo de la hoja de vida que carga una empresa cliente no se conserva. El documento que carga la empresa cliente (PDF o Word) se elimina de forma permanente en cuanto se extrae su texto, en el mismo proceso de análisis y sin intervención manual. De la hoja de vida solo quedan en la plataforma los datos del candidato y el resultado del análisis: nombre, datos de contacto, experiencia, estudios, calificación y la explicación que la acompaña.

La hoja de vida que un candidato sube a su propia cuenta del portal sí se conserva, porque es la que ven las empresas cuando se postula, y se elimina al borrar la cuenta.

9. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es sustancial, lo comunicaremos a los usuarios registrados por correo electrónico.